Notion, Мicrosoft, Miro — сервисы, в которых живет наша компания

Использование облачных сервисов уже стало неотъемлемой частью рабочих процессов современных компаний. Они позволяют хранить данные в интернете и обмениваться ими с коллегами, совместно работать над проектами и решать множество других задач. В статье расскажем, какими основными инструментами мы пользуемся в Simple Company и во сколько обходится содержание цифрового рабочего пространства

В структуре Simple Company сейчас насчитывается 11 подразделений и 4 департамента, у каждого из которых свои задачи и свои сервисы, используемые в процессе работы. Специализированные инструменты мы выбирали, исходя из того, что часть сотрудников уже имели опыт работы в них, использование других было согласовано в рамках защиты той или иной стратегии, когда руководитель отдела предлагал и аргументированно объяснял преимущества нового инструмента перед аналогами, а у третьих программ просто не было достойных конкурентов, и выбор становился очевиден.

Но есть несколько общих инструментов, которыми пользуются все сотрудники, например, конференц-связь и корпоративная почта, виртуальная доска, задачник и хранилище файлов. О них — ниже.

Microsoft

По праву самые популярные сервисы для решения общих рабочих задач, с которыми сталкивался практически каждый. Для нас, в первую очередь, это единое рабочее пространство с возможностью хранения и обмена информацией: для любого файла, находящегося в облачном хранилище, можно настроить персонализированный доступ или сделать его открытым для любого сотрудника. Бухгалтерскую отчетность или фото с корпоратива увидят только те, кому это положено, а персональные данные там не хранятся под страхом выговора 😉

Из других преимуществ использования сервисов Microsoft можно выделить возможность отслеживать авторизацию сотрудников в различных сервисах с помощью корпоративной учетной записи. Наверняка вы не раз видели эти окна регистрации, где предлагается авторизироваться с помощью уже имеющегося аккаунта Google, Microsoft или просто с использованием email-адреса.

Также компания предоставляет удобный инструмент для звонков и планирования MS Teams, который позволяет синхронизировать календари сотрудников и выбрать то самое время рабочего созвона, удобное для всех. Нам это особенно важно, так как часть команды работает удаленно и все совещания проходят онлайн.

Сейчас наблюдаются некоторые сложности с доступом к сервисам у корпоративных клиентов из России, но мы не используем узкоспециализированные приложения для бизнеса и надеемся, что в будущем не придется подбирать замену удобному приложению для видеоконференций и хранилищу данных.

Miro

Отличный инструмент для визуализации идей, которым активно пользуется в основном продуктовый департамент нашей компании. В сервисе есть возможность создания диаграмм, таблиц, заметок, стикеров и других элементов, а также поддержка динамической интеграции со множеством других инструментов, таких как Jira, Azure DevOps, Asana, Zoom, Teams и Slack

Мы также использовали этот сервис для визуального представления бизнес-процессов компании и зонах ответственности каждого из департаментов.

Notion

Наверное, это самый удобный инструмент для командной работы, о котором мы можем говорить бесконечно. В сервисе можно создавать рабочие пространства и настраивать уровни доступа для разных участников, а внутри этого пространства выполнять практически любые задачи. Доступ к облачному сервису обеспечивается как через браузер, так и с помощью приложения, которое может работать в оффлайн режиме и подгружать обновления самостоятельно при соединении с сетью.

Внутри сервиса есть инструменты для создания многоуровневых баз данных, где каждая строчка в таблице позволяет «провалиться» в подраздел с дополнительной информацией, которая, в свою очередь, может содержать текстовые комментарии, таблицы, ссылки на другие разделы и так далее. Почти как матрешка, только в электронном виде.

Также сервис позволяет вести Canban-доски, календари, создавать чек-листы и списки задач, подгружать файлы, совместно редактировать разделы рабочего пространства и многое другое. Например, мы используем Notion при подаче заявок на грантовые программы (ссылка на статью https://vc.ru/life/764184-podaem-zayavku-na-subsidiyu-ili-grant-chek-list-s-kotorym-vy-tochno-ne-sovershite-oshibku), что существенно облегчает сам процесс подготовки документов и минимизирует вероятность ошибок и опечаток.

Наши стратегии, дорожные карты, информация о задачах каждого департамента и результатах его работы также находятся в этом сервисе и доступны для просмотра в любой момент. У нас даже есть стартовая страница для сотрудников с памятками по основным рабочим процессам и возможностям сервиса.

подпись: Cтартовая страничка Simple Company в сервисе Notion

Нам настолько нравится этот инструмент, что в один момент мы стали замечать, как Notion, благодаря своей многофункциональности, стал заменять все остальные приложения. Мы начали использовать его даже для тех задач, где уже созданы гораздо более эффективные решения, а это не всегда хорошо сказывается на скорости и качестве рабочих процессов. Да, в Notion можно сделать сложный расчет, но в Excel работать с формулами все же гораздо удобнее.

Мы считаем, что даже полюбившиеся сервисы не должны быть выше, чем бизнес-процессы и функции. Поэтому если инструмент не выполняет необходимые функции и задачи, то надо предусмотреть вариант выполнения этого процесса “вручную” либо искать другой инструмент.

Сколько стоят наши сервисы

Помимо общих сервисов, как мы уже упоминали, у каждого департамента есть собственные инструменты: специальные программы для бухгалтерии, электронного документооборота и даже графические редакторы. Но больше всего их, конечно же, у разработчиков, например, Jira, Figma, Zephyr, Camunda и другие.

Ежемесячная сумма затрат на оплату этих сервисов постоянно меняется. Часть инструментов, которые мы используем, бесплатная, где-то со временем мы переходим к платным версиям для доступа к расширенному функционалу, а для других сразу покупаем лицензии и подписки. Кроме того, существуют разовые траты на приобретение баз данных или библиотек для разработчиков.

Если рассчитывать из суммы которую мы потратили на оплату инструментов за прошлый год, то в среднем наше цифровое пространство стоит от 50 до 200 долларов в месяц на одного сотрудника. Ощутимая сумма для молодого стартапа, но даже ее можно частично возместить при участии в различных конкурсах и акселераторах, например, у нас уже есть опыт получения гранта от Yandex.Cloud.

Узнать больше о том, как живет IT-стартап и с какими задачами нам приходится сталкиваться, можно в нашем Telegram-канале и на странице Вконтакте, подписывайтесь!